I Tanum har äldreomsorgen på bara några år gjort stora förändringar i sättet de strukturerar och planerar arbetet. Från att förlita sig på papper, penna och ansvarstagande personal till en helt ny arbetsmetod, med Tenilo som digitalt stöd.
Publicerad
I den lilla bohuslänska kommunen Tanum har äldreomsorgen under de senaste fem åren genomgått stora förändringar. Verksamheten fungerade i grunden bra, men bristen på struktur kunde ibland påverka kvaliteten på omsorgen, samtidigt som personalen blev utsatt för onödig stress.
Arbetet för att få en bättre och mer strukturerad äldreomsorg påbörjades 2017. Tanken från början var inte att genomföra några drastiska förändringar, för verksamheten fungerade i grunden bra. Men planeringen, eller snarare svårigheten att skapa en planering som gjorde uppgifterna tydliga för all personal, behövde ses över.
Sex år senare har kommunen hittat och implementerat en metod som fungerar. De har också börjat arbeta med ett digitalt system som gör planeringen både enklare och effektivare.
Edda Bjarnadottir är samordnare och metodstödjare för Fjällbackaservice som är ett särskilt boende i Tanums kommun. Hon har även fått uppdraget att implementera arbetsmetoden och i förlängningen också det digitala stödet Tenilo på alla de särskilda boendena i kommunen. Hon beskriver hur arbetet med att modernisera verksamheten gick till, från tanke till handling.
Edda Bjarnadottir, Fjällbackaservice
– Vår resa mot digitalisering började egentligen redan 2017, när vi gjorde en genomlysning av hur det såg ut i kommunen. Vi ville utveckla omsorgen så att den än mer än tidigare skulle utgå från vårdtagarens behov. Det vi kom fram till var att vi behövde en mer planerad verksamhet, med tydligare struktur. Den slutsatsen kom vi fram till själva men däremot visste vi inte hur vi skulle lyckas få till själva förändringen. Vi behövde styrning, något att luta oss mot som kunde hjälpa oss forma vårt arbetssätt i den riktning vi önskade. Och då hörde vi talas om Ola Polmé och hans metod, Praktisk professionell planering.
– Vi köpte Polmés böcker och jag började snabbt att strukturera upp arbetet inom Fjällbackaservice. Vi gjorde en arbetsmetod utifrån Polmés PPP men den var skriven i pappersformat, små häften som personalen bar med sig. Och det var ju inte optimalt, eftersom alla förändringar tog tid att göra. Vi pratade om hur mycket enklare det skulle vara att ha planeringen digitalt, att ha mappen i appen.
Med den nya arbetsmetoden på plats började Eddas kollegor Frida Lundqvist och Josefin Karlsson söka efter digitala lösningar som skulle passa ihop med den och göra arbetet ännu mer effektivt.
– Tenilo var det enda systemet som svarade mot samtliga krav i vår upphandling. Systemet bygger på Praktisk professionell planering, vilket vi bedömde skulle underlätta implementationen i det dagliga arbetet, både för administratörerna och omsorgspersonalen.
Edda och hennes kollegor insåg att det skulle vara klokt att digitalisera verksamheten stegvis. De började lägga in det material som fanns i pappersmapparna i Tenilo. När de hade kommit igång på Fjällbackaservice så åkte Edda runt till de övriga avdelningarna för att träffa de mappansvariga där och hjälpa dem med digitaliseringen.
– Att ta steget från att arbeta analogt med papper och penna till att bli helt digitala är en krävande omställning. Det var väldigt skönt att Tenilo var så öppna för alla våra önskemål. Vi fick en lösning där allt som syns på skärmarna, både de stora som sitter på väggarna på avdelningarna och i personalens telefoner, var väldigt överskådligt. Vi tilltalades av layoutspråket.
– Nu är vi hundra procent digitala och inkörda på en metod som vi trivs med. Tidigare hände det att saker inte blev gjorda, eller så gjordes de överdrivet mycket. Nu ser du direkt vad du har ansvar för, till exempel köket och tre till fyra omsorgstagare, istället för att uppleva att ansvaret är delat mellan all personal och att du måste försöka ha koll på 13-14 personer. Det gör jättestor skillnad. Du får ett annat fokus och då kan du ge mycket bättre kvalitet. Vi har också många vikarier och skillnaden mot förr är jättestor. När vikarierna kommer får de en mapp som de ska följa. Den är alltid uppdaterad och då vet de exakt vad de ska göra.
Micael Darstedt, Affärsområdeschef för Tenilo
– En svårighet för många när de köper ett system är att de inte alla gånger har en plan för hur de ska få det att fungera. Men Tanum hade en tydlig projektorganisation, med Edda som samordnare och drivande och hennes kollegor Frida Lundqvist och Josefin Karlsson som drog ett stort lass.
Det är väldigt roligt att se, både att se hur de har tagit sig an uppgiften och resultatet. De har kvar sin arbetsmodell, och får nu ett digitalt stöd i Tenilo. Jag är väldigt glad att de är nöjda och tycker allt fungerar bra. Roligt också att få vara med på deras digitaliseringsresa. För oss har detta varit ett väldigt positivt och lärorikt projekt.
Vill du veta mer om Tenilo så är du välkommen att höra av dig så ordnar vi en demonstration av systemet.
